Email Massal Lolos Spam Ini Rahasianya

PEMASARAN melalui surat elektronik masih menjadi strategi yang relevan bagi banyak bisnis saat ini. Namun, tantangan utama yang sering dihadapi adalah bagaimana memastikan pesan yang dikirimkan tidak berakhir di kotak spam penerima.

Keberhasilan kampanye email bergantung pada kemampuan untuk menembus filter spam dan mencapai audiens yang ditargetkan. Ada beberapa faktor penting yang perlu diperhatikan agar email massal Anda lolos dari jeratan spam dan efektif menjangkau pelanggan.

Memahami Filter Spam dan Cara Kerjanya

Filter spam adalah sistem kompleks yang digunakan oleh penyedia layanan email (ESP) seperti Gmail, Yahoo, dan Outlook untuk menyaring email yang dianggap tidak diinginkan atau berbahaya. Filter ini menggunakan berbagai algoritma dan teknik untuk menganalisis konten email, pengirim, dan perilaku pengguna untuk menentukan apakah sebuah email harus dikirim ke kotak masuk atau kotak spam. Memahami cara kerja filter spam adalah langkah pertama untuk memastikan email Anda lolos.

Baca juga : CC vs BCC Email: Kapan Pakai? Ini Bedanya!

Beberapa faktor yang dipertimbangkan oleh filter spam meliputi:

• Reputasi Pengirim: ESP melacak reputasi pengirim berdasarkan riwayat pengiriman email mereka. Pengirim dengan reputasi buruk, seperti sering mengirim email ke alamat yang tidak valid atau menerima banyak keluhan spam, cenderung memiliki email mereka difilter sebagai spam.
• Konten Email: Filter spam menganalisis konten email untuk mencari kata-kata atau frasa yang sering digunakan dalam email spam, seperti beli sekarang, gratis, atau diskon besar. Mereka juga memeriksa format email, seperti penggunaan gambar yang berlebihan atau tautan yang mencurigakan.
• Autentikasi Email: ESP menggunakan protokol autentikasi email seperti SPF, DKIM, dan DMARC untuk memverifikasi bahwa email benar-benar dikirim oleh pengirim yang sah. Email yang tidak diautentikasi dengan benar lebih mungkin difilter sebagai spam.
• Keterlibatan Pengguna: ESP melacak bagaimana pengguna berinteraksi dengan email yang mereka terima. Jika banyak pengguna menandai email sebagai spam atau menghapusnya tanpa membukanya, ESP akan mulai memfilter email dari pengirim tersebut sebagai spam.

Membangun Reputasi Pengirim yang Baik

Reputasi pengirim adalah salah satu faktor terpenting yang memengaruhi kemampuan email Anda untuk lolos dari filter spam. Membangun dan memelihara reputasi pengirim yang baik membutuhkan waktu dan usaha, tetapi sangat penting untuk keberhasilan kampanye email Anda. Berikut adalah beberapa tips untuk membangun reputasi pengirim yang baik:

• Gunakan Alamat IP Khusus: Menggunakan alamat IP khusus untuk mengirim email memungkinkan Anda untuk membangun reputasi Anda sendiri, terpisah dari pengirim lain yang mungkin berbagi alamat IP yang sama. Ini memberi Anda lebih banyak kendali atas reputasi pengirim Anda.
• Hangatkan Alamat IP Anda: Jika Anda baru menggunakan alamat IP baru, penting untuk menghangatkannya secara bertahap dengan meningkatkan volume pengiriman email Anda dari waktu ke waktu. Ini membantu ESP untuk membangun kepercayaan pada alamat IP Anda.
• Verifikasi Daftar Email Anda: Pastikan bahwa Anda hanya mengirim email ke orang-orang yang telah memberikan izin untuk menerima email dari Anda. Gunakan proses double opt-in untuk mengonfirmasi bahwa pelanggan benar-benar ingin berlangganan daftar email Anda.
• Hapus Alamat Email yang Tidak Aktif: Secara teratur bersihkan daftar email Anda dengan menghapus alamat email yang tidak aktif atau yang telah memantul. Mengirim email ke alamat yang tidak valid dapat merusak reputasi pengirim Anda.
• Pantau Reputasi Pengirim Anda: Gunakan alat pemantauan reputasi pengirim untuk melacak reputasi IP Anda dan domain pengirim Anda. Ini akan membantu Anda untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah apa pun yang dapat memengaruhi kemampuan email Anda untuk lolos dari filter spam.

Mengoptimalkan Konten Email Anda

Konten email Anda juga memainkan peran penting dalam menentukan apakah email Anda akan lolos dari filter spam. Filter spam menganalisis konten email untuk mencari kata-kata atau frasa yang sering digunakan dalam email spam, serta format email yang mencurigakan. Berikut adalah beberapa tips untuk mengoptimalkan konten email Anda agar lolos dari filter spam:

• Hindari Kata-kata Pemicu Spam: Hindari menggunakan kata-kata atau frasa yang sering digunakan dalam email spam, seperti beli sekarang, gratis, diskon besar, jaminan, atau uang mudah. Gunakan bahasa yang alami dan hindari membuat klaim yang berlebihan.
• Gunakan Tautan yang Relevan: Pastikan bahwa semua tautan dalam email Anda mengarah ke situs web yang relevan dan terpercaya. Hindari menggunakan tautan yang dipendekkan atau tautan yang mengarah ke situs web yang mencurigakan.
• Gunakan Gambar dengan Bijak: Gunakan gambar dengan hemat dan pastikan bahwa gambar tersebut dioptimalkan untuk web. Hindari menggunakan gambar yang terlalu besar atau gambar yang tidak memiliki teks alternatif.
• Gunakan Teks yang Cukup: Pastikan bahwa email Anda memiliki cukup teks untuk memberikan konteks pada gambar dan tautan Anda. Filter spam cenderung mencurigai email yang hanya berisi gambar.
• Periksa Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan bahwa email Anda bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan. Email dengan kesalahan tata bahasa dan ejaan terlihat tidak profesional dan lebih mungkin difilter sebagai spam.
• Personalisasi Email Anda: Personalisasi email Anda dengan menggunakan nama penerima dan informasi relevan lainnya. Email yang dipersonalisasi lebih mungkin menarik perhatian penerima dan kurang mungkin difilter sebagai spam.

Mengautentikasi Email Anda

Autentikasi email adalah proses memverifikasi bahwa email benar-benar dikirim oleh pengirim yang sah. ESP menggunakan protokol autentikasi email seperti SPF, DKIM, dan DMARC untuk memverifikasi identitas pengirim. Email yang tidak diautentikasi dengan benar lebih mungkin difilter sebagai spam. Berikut adalah penjelasan tentang protokol autentikasi email yang umum digunakan:

• SPF (Sender Policy Framework): SPF adalah protokol yang memungkinkan Anda untuk menentukan server mana yang diizinkan untuk mengirim email atas nama domain Anda. Anda membuat catatan SPF dalam catatan DNS domain Anda yang mencantumkan server email yang sah. Ketika ESP menerima email dari domain Anda, mereka memeriksa catatan SPF untuk memverifikasi bahwa email tersebut dikirim dari server yang sah.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM adalah protokol yang memungkinkan Anda untuk menandatangani email Anda dengan tanda tangan digital. Tanda tangan digital ini diverifikasi oleh ESP untuk memastikan bahwa email tersebut tidak diubah selama transit. Anda membuat kunci DKIM dan menambahkannya ke catatan DNS domain Anda. Ketika Anda mengirim email, server email Anda menggunakan kunci pribadi untuk menandatangani email tersebut. ESP kemudian menggunakan kunci publik dalam catatan DNS Anda untuk memverifikasi tanda tangan tersebut.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): DMARC adalah protokol yang memungkinkan Anda untuk menentukan bagaimana ESP harus menangani email dari domain Anda yang gagal autentikasi SPF atau DKIM. Anda dapat menentukan bahwa ESP harus menolak email tersebut, mengarantinanya, atau mengirim laporan kepada Anda tentang email yang gagal autentikasi. DMARC membantu melindungi domain Anda dari spoofing email dan phishing.

Mengimplementasikan SPF, DKIM, dan DMARC adalah langkah penting untuk meningkatkan kemampuan email Anda untuk lolos dari filter spam. Pastikan untuk mengonfigurasi protokol ini dengan benar dan memantau laporan DMARC Anda untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah autentikasi apa pun.

Mengelola Daftar Email Anda dengan Benar

Mengelola daftar email Anda dengan benar adalah kunci untuk menjaga reputasi pengirim yang baik dan memastikan bahwa email Anda mencapai audiens yang ditargetkan. Berikut adalah beberapa tips untuk mengelola daftar email Anda dengan benar:

• Gunakan Proses Double Opt-In: Gunakan proses double opt-in untuk mengonfirmasi bahwa pelanggan benar-benar ingin berlangganan daftar email Anda. Ini melibatkan pengiriman email konfirmasi kepada pelanggan setelah mereka mendaftar, meminta mereka untuk mengklik tautan untuk mengonfirmasi langganan mereka. Double opt-in membantu memastikan bahwa Anda hanya mengirim email ke orang-orang yang benar-benar tertarik untuk menerima email dari Anda.
• Sertakan Tautan Berhenti Berlangganan yang Jelas: Sertakan tautan berhenti berlangganan yang jelas dan mudah ditemukan di setiap email yang Anda kirim. Membuatnya mudah bagi orang untuk berhenti berlangganan membantu mengurangi jumlah keluhan spam yang Anda terima.
• Hormati Permintaan Berhenti Berlangganan: Segera hapus pelanggan dari daftar email Anda ketika mereka meminta untuk berhenti berlangganan. Jangan pernah mengirim email ke orang-orang yang telah berhenti berlangganan.
• Segmentasikan Daftar Email Anda: Segmentasikan daftar email Anda berdasarkan minat, demografi, atau perilaku pelanggan. Ini memungkinkan Anda untuk mengirim email yang lebih relevan dan dipersonalisasi kepada setiap segmen, yang dapat meningkatkan keterlibatan dan mengurangi kemungkinan email Anda difilter sebagai spam.
• Pantau Tingkat Keterlibatan Anda: Pantau tingkat keterlibatan Anda, seperti tingkat buka, tingkat klik, dan tingkat keluhan spam. Jika Anda melihat penurunan tingkat keterlibatan atau peningkatan tingkat keluhan spam, itu mungkin merupakan tanda bahwa Anda perlu menyesuaikan strategi email Anda.

Menguji Email Anda Sebelum Mengirim

Sebelum mengirim email massal, penting untuk menguji email Anda untuk memastikan bahwa email tersebut terlihat bagus di berbagai perangkat dan klien email, dan bahwa email tersebut lolos dari filter spam. Berikut adalah beberapa tips untuk menguji email Anda sebelum mengirim:

• Gunakan Alat Pengujian Email: Gunakan alat pengujian email untuk memeriksa skor spam email Anda dan untuk melihat bagaimana email Anda akan terlihat di berbagai perangkat dan klien email. Alat-alat ini dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah apa pun sebelum Anda mengirim email Anda.
• Kirim Email Uji ke Berbagai Alamat Email: Kirim email uji ke berbagai alamat email, termasuk alamat Gmail, Yahoo, dan Outlook. Ini akan membantu Anda untuk melihat bagaimana email Anda akan terlihat di berbagai klien email dan untuk memastikan bahwa email tersebut tidak difilter sebagai spam.
• Periksa Tautan dan Gambar: Periksa semua tautan dan gambar dalam email Anda untuk memastikan bahwa tautan tersebut berfungsi dengan benar dan bahwa gambar tersebut ditampilkan dengan benar.
• Minta Umpan Balik: Minta umpan balik dari rekan kerja atau teman tentang email Anda. Mereka dapat memberikan umpan balik yang berharga tentang konten, desain, dan keterbacaan email Anda.

Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat meningkatkan kemampuan email Anda untuk lolos dari filter spam dan mencapai audiens yang ditargetkan.

Ingatlah bahwa membangun reputasi pengirim yang baik membutuhkan waktu dan usaha, tetapi sangat penting untuk keberhasilan kampanye email Anda.

Teruslah memantau kinerja email Anda dan menyesuaikan strategi Anda sesuai kebutuhan untuk memastikan bahwa email Anda tetap efektif dan relevan. (Z-10)